E-postandets vett och etikett
När du e-postar kollegor, leverantörer och kunder så tänk på att fatta dig så kortfattat som möjligt. Få orkar vare sig skriva eller läsa e-post som påminner om uppsatser, så var tydlig och rakt på sak.
Ironi och humor hör vanligtvis inte hemma i e-post eftersom det ger utrymme för feltolkningar som kanske inte uppskattas av mottagaren. Spara skämten och nyansskillnaderna till ett vanligt samtal istället.
Skriv alltid en kortfattad och relevant rubrik i ämnesraden och tappa inte tålamodet om du inte får svar förrän samma kväll eller ett par dagar senare. Ha i åtanke att alla inte hinner spendera lika mycket tid vid e-posten varje dag, vilket kan förlänga svarstiden, säger Helén Vedle, som håller kurser i effektiv e-posthantering.
Om du ska förklara en komplicerad fråga eller känner att du behöver diskutera ett ämne, så lyft hellre luren och ring än att skriva långa utläggningar per mail. Dels så ökar risken för missförstånd, dels så minskar dina möjligheter att nyansera ditt uttryck och dels så tar det ofta längre tid att diskutera saker och ting via e-post.
E-post lämnar utrymme för misstolkningar och det kan därför löna sig att ha koll på de oskrivna uppförandekoder innan du trycker på sändknappen. Kontrollera att stavningen stämmer och gör gärna en snabb genomläsning innan du skickar iväg ett mail för att undvika missförstånd. Vi har listat fyra mailstilar, kolla om du känner igen dig själv!
Den abrupta mailaren
”Vill du samarbeta med mig i nästa projekt? Jag har ingen erfarenhet av långa och komplicerade projekt och behöver verkligen hjälp. Hör av dig om det är intressant.”
Tips: Det är lätt att missa hälsningsfraser och andra artighetsgester när man är angelägen om att få iväg ett mail. Även om du inte ska slösa tid på att snacka runt så uppfattas det som trevligt om du inleder med en allmän kommentar där du skapar en övergång till din huvudfråga. Ett abrupt mail kan uppfattas som ohyfsat, korthugget och stressat. Satsa istället på en trevlig och välkomnande ton.
Den känslomässiga mailaren
” Hej! Du verkade extremt stressad på förra fredagsfikat. Du gav mig aldrig något svar på när det är dags för nästa utvecklingssamtal. Jag upplevde ditt beteende som ignorant!”
Tips: Välj noga vad som kan tas upp i ett mail och vad som bör förmedlas ansikte mot ansikte. Känslomässiga utläggningar och personlig kritik bör aldrig framföras via mail eftersom det indikerar att du inte vågar ta upp det mellan fyra ögon. Du riskerar dessutom att framstå som oprofessionell. Välj ett samtal i enrum i stället, tipsar e-postexperten Helén Vedle.
Den officiella mailaren
” God eftermiddag. Jag undrar om du har möjlighet att översända rapporten som du lovade att sända enligt överenskommelse. Jag skulle uppskatta om du levererar rapporten senast måndag kväll.”
Tips: Visserligen är ett rakt och tydligt språk att föredra när du mailar, men för den sakens skull finns det ingen anledning att bli formell och tråkig. Såvida du inte vill bli ihågkommen som en stel byråkrat så är det smartare att vara lagom personlig och mindre formell. Du kan annars uppfatttas som krävande och opersonlig. Bjud lite mer på dig själv och låt din personlighet skina igenom.
Den spontana mailaren
”Hejsan! Har du lust att ta en fika efter jobbet någon gång?! Det vore jättetrevligt:) Här kommer listan du bad mig skicka! Hoppas du får en toppeneftermiddag, kram!”
Tips: Smileys bör bara användas när du mailar nära vänner eller kollegor som du känner väl. Utropstecken är bra, men nöj dig med ett per mail för att inte verka för påstridig. Även om du känner sig sprudlande glad så kan det löna sig att tona ner glädjeyttringarna. Det du uppfattar som ett oskyldigt ”kram” kan uppfattas som en invit av mottagaren.
|
|
Björn O - 2009-05-07 09:26
Ni kanske skulle ta upp skickande av sk. SPAM också. Det hör INTE till vett och etikett att skicka ut oönskad spam till höger och vänster. Jag läser gärna Dagens Ledare som webtidning, men vill INTE ha den i min mailbox hela tiden.
|
| IT & Telekom |
|
Din Avatar vet vad du gjorde förra fredagen Att missa en raid i World of Warcraft existerar inte på världskartan. Ingen vill bli utskälld av sin spelledare eller ännu värre utkastad från sin grupp. Men framtidens dataspelsmissar kan stå dig ännu dyrare. |
|
Tusen gånger snabbare hårddisk De bästa hårddiskarna i moderna datorer kan skriva en magnetisk ”bit” inom en nanosekund (10-9 s). Ändå är processen oerhört tidsödande för de stora datamängder som blivit allt vanligare. |
De främsta datahoten En tredubbling av antalet angrepp med skadlig kod, en dramatisk ökning av angrepp via sociala nätverk och molnmiljöer, och nätfiskare som använder naturkatastrofer för att utnyttja privatpersoner är bland de främsta trenderna inom säkerhetsintrång och nätbrott hittills under 2010. |
|
Så gör du en framgångsrik app Appar till den nya generationens mobiltelefoner har verkligen blivit ”heta” i sommar. Det finns både enskilda personer och företag som har blivit rika på att skapa appar som har blivit försäljningssuccéer |
Monstret i mobilen En och annan har fått hicka när mobilräkningen dimpt ner i brevlådan. det som på pappret sett ut som en bra affär kan visa sig vara ett penningslukande monster. |
Du har mail Enligt en rapport framtagen av Göteborgsföretaget Halon Security i samarbete med Commtouch beräknas 82 procent av all e-post som skickas vara spam. |
Livet utspelar sig IRL 500 vänner på Facebook men inga i verkligheten? De så kallade sociala nätverken fick oss att skapa en umgängeskrets som i själva verket inte fanns. Nu verkar vi dock tröttna på att poka och adda. |
Att synas och höras lönar sig Sociala nätverk har blivit ett vanligt arbetsverktyg för svenska företag. En ny världsomfattande undersökning beställd av Regus, en global leverantör av arbetsplatslösningar, visar att hela 43 procent av de svenska företagen använder sig av sociala nätverk för att skaffa nya kunder och affärer. |
Tips för lyckad uppkoppling Snart töms våra mantalsskrivningsadresser på invånare och vi konverterar till semesterfirare. Med våra mobila vanor i bagaget ger vi oss ut i det vidsträckta landet Sverige för att till lands och till havs åter ansluta till internet. |
En virtuell värld av lyx Lyxvarumärken ökar kontinuerligt sin närvaro på internet i form av försäljning och stora satsningar på interaktiva webbplatser. Samtidigt ökar piratkopieringen och det blir allt lättare för potentiella kunder att handla sina produkter online. |
Farliga helgannonser Kaspersky Lab rapporterade nyligen om en ny våg av drive-by attacker i Sverige. Denna typ av attacker genomförs ofta genom hackade annonsplatser på välbesökta hemsidor. |
Du har mail Trots all uppmärksamhet kring sociala medier, förblir mailandet vårt vanligaste och viktigaste sätt att kommunicera på nätet. Dessutom har andelen användare som skickar och tar emot e-post via sin mobil tredubblats på ett år. |
Blogga din kärlek och uppskattning Den snabbaste vägen till lycka är att odla sin tacksamhet och vad kan inte vara bättre än att låta hela den här veckan gå i uppskattningens tecken. Idag måndag den 24:e maj börjar Bloggkärleksveckan. |
Så ordnar du den perfekta hjulsemestern
